Les outils digitaux, indispensables pour 91% des décideurs
La 4e édition de l'enquête annuelle sur l'expérience utilisateur pour les achats, menée par Media Dell'Arte pour Décision Achats, en partenariat avec le CNA, nous apprend que pour 91% des décideurs interrogés, l'activité de l'acheteur doit absolument s'appuyer sur les outils digitaux, ce qui constitue une réelle évolution. Mais malgré cette prise de conscience, 40% d'entre eux déclarent n’utiliser de solutions digitales que rarement, et certains n’y ont jamais recours, même si près de 90% d’entre eux évoluent dans des entreprises de taille intermédiaires (ETI), des grandes entreprises, ainsi que des organisations publiques.
L’éditeur américain AppDynamics a publié le 27 mai une édition spéciale Covid-19 de son étude mondiale « Agents de Transformation ». Contenant des données issues de 1 000 interviews avec des professionnels de l’IT de 10 pays, dont la France, ce rapport montre que la crise sanitaire a poussé vers une accélération de la transformation digitale des organisations, notamment en matière de mise en œuvre des projets. « Les entreprises adoptent des stratégies exclusivement numériques pour leurs produits et des millions de personnes accèdent à des sites Web et à des applications de données et d’informations », souligne l’étude. Il s’agit d’un mouvement de fond qui s’étalera sur le long terme. Bien évidemment, les entreprises qui disposent déjà d’outils e-achats ont fait preuve de plus de résilience face à la crise.
Des lacunes mises en évidence par la crise sanitaire
Les conséquences de la pandémie et du confinement ont permis de relever des lacunes dans différents domaines. Y remédier est devenu, dès lors, une priorité.
A titre d’exemple, la GRC (Gouvernance, Conformité, Risque) joue un rôle important en matière de digitalisation des entreprises dans ce changement de paradigme. Plus que jamais, les organisations sont appelées à adopter une approche plus innovante et numérique de la GRC. Mais aujourd’hui, il est impossible de séparer les processus métier, les intervenants et les logiciels qui permettent de gérer ces fonctions. Ce constat a été observé de manière flagrante au cours de la crise sanitaire qui sévit actuellement. La mise en place compliquée du télétravail en est un exemple parfait. Les outils informatiques traditionnels GRC n’ont pas permis, par ailleurs, d’assurer la continuité des activités de la GRC.
Par la circonstance de la crise sanitaire, les entreprises, ainsi que les États et administrations publiques, ont pris conscience de l'utilité de l'automatisation et de la valorisation de l'information grâce à la technologie. Yannick Huon, du cabinet EPSA, considère pour sa part que « l'accélération actuelle de l'appropriation des outils s'explique par la volonté de mieux sécuriser les approvisionnements. Toute la zone Asie-Pacifique est source d'avantages économiques, mais aussi de nombreux problèmes de fiabilité. Le risque d'image ne doit pas être négligé. » Notons que pour 52% des personnes interrogées dans le cadre de la 4e édition de l'enquête UX Achats, il est essentiel de repenser la gestion du risque fournisseurs et intégrer des outils à la pointe de la technologie pour relever le défi.
Fermeture des frontières, confinement, tension sur les matières premières… La pandémie a provoqué de nombreux problèmes en matière d'approvisionnement. Mais les entreprises ont rapidement pris conscience de ces défis et étaient nombreuses à réorganiser leurs chaînes d’approvisionnement. En plus d’une utilisation pertinente et plus transparente, les entreprises ont également déployé des outils innovants en réponse à ces problématiques. Néanmoins, pour certaines entreprises, l’investissement dans les outils technologiques coûte cher. D’où l’importance de se tourner vers des prestataires extérieurs à même de proposer des solutions innovantes en matière de gestion de la Supply Chain, entre autres services.
Les supply chain, vers une réelle transformation ?
L'enquête UX Achats révèle que 48% des décideurs interrogés appellent à un réel changement de regard et d'habitudes en matière de RSE et de développement durable, et souhaitent avoir accès à des outils qui répondent à ces besoins. Ils sont, par ailleurs, 44% à penser qu’il y a urgence en matière de visibilité et d’inclusion entre les achats et la supply chain. Si la plupart des fournisseurs de rang 1 sont pris en compte dans les processus de contrôle et de suivi, les fournisseurs de rang 2 ou 3 sont souvent négligés. Or une entreprise doit avoir une vue d’ensemble et savoir avec quels fournisseurs elle travaille et sur quel projet. Pour que la transparence soit garantie, il faut apporter la plus grande attention aux contrats, en veillant à y intégrer des éléments tels qu’une clause d’audit.
Gardez à l’esprit que le cadre réglementaire français et européen n’épargne pas les sous-traitants, quel que soit leur rang. Il est donc essentiel d’apporter plus d’attention aux fournisseurs de rang 2 et 3. Rien ne doit être laissé au hasard, du suivi des livraisons à la gestion des litiges, en passant par la remontée et le traçage des informations, etc. Pour plus d’efficacité à ce niveau, il est intéressant de faire appel aux agrégateurs de contenus, qui permettent de réaliser une veille des plus efficaces, tout en gagnant un temps considérable. Les informations recueillies permettent de changer plus rapidement de fournisseur en cas de besoin.
Par ailleurs, les solutions d’automatisation des processus amont et aval permettent des transactions plus efficaces, un cycle d’appels d’offres plus court, une collaboration plus fluide avec les fournisseurs, un taux plus élevé de respect des contrats d’achats et des dépenses mieux optimisées. Pour les fonctions Achats, il s’agit de la première étape à atteindre, avant d’envisager d’autres outils digitaux plus performants et qui créent une plus forte valeur ajoutée.
